En bastantes ocasiones anotamos cosas en nuestras listas y, aunque queremos hacerlas, pasan los días y se van quedando ahí. Son cosas que tienes (y quieres) hacer pero para las que, o no encuentras nunca el momento, o no terminas de decidirte a empezarlas. Y tus listas no se aligeran.

Uno de los motivos más comunes es que fallamos a la hora de definir y concretar lo próximo que vamos a hacer. Me pasa a mí (aunque cada vez menos) y me lo encuentro bastante en otras personas con las que hablo. Quieres hacer, quieres avanzar, pero te falta capacidad de concreción. Muchas cosas no se rematan y se quedan en el limbo.

Y al revés. Cuando planificas y organizas tu trabajo (y también tu vida personal y familiar) alrededor de acciones concretas, (corrijo) de acciones MUY concretas, lo ves todo antes, actúas antes, terminas antes, consigues antes, y además te cuesta menos.

En tu planificación personal, en tu plan diario y semanal, y en tu forma de trabajar, debes distinguir clárisimamente entre las cosas que tienes que hacer (deseos, recordatorios), y las acciones concretas, precisas y claras que has de tomar. Son dos cosas que, aunque relacionadas, son MUY distintas.

Cuando de tus deseos y recordatorios pasas a las acciones, aterrizas en el mundo real. Y esto entre otras cosas te permite:

  • Pasar del «debería hacer» al «hay que a hacer esto».
  • Pasar del «me gustaría empezar» al «lo primero que tengo que hacer es esto».
  • Pasar del «ya lo miraré» al «si lo empiezo por aquí es fácil».
  • Pasar del «a ver si encuentro un hueco» al «voy a hacer esto esta tarde».

Las cosas que no se concretan no se hacen. Y las cosas que no se hacen pesan más con el paso del tiempo.

Porque cuando no defines y concretas bien tus acciones y tareas…

  • Nunca encontras el momento de hacer las cosas.
  • No avanzas. Estás inmóvil o te ves bloqueado.
  • Pasas varias veces por el mismo sitio (ese deseo, ese recordatorio).
  • Te agobias porque las cosas no avanzan.
  • Gastas más tiempo del necesario en hacer algo.
  • Pospones las cosas porque no sabes empezar o no te animas a empezar.

Y al final, si sumas todas estas consecuencias, cada día cargas con más y más peso. Porque las cosas que no se hacen pesan más a medida que pasa el tiempo.

Definir y concretar acciones… ¿en qué consiste realmente esto? Yo lo suelo explicar con una serie de ejemplos que hablan por sí solos. En primer lugar verás las tareas indefinidas (un error en el que todos caemos bastante) y a continuación una acción mucho concreta y clara:

— Llevar el coche a revisión vs. Llamar por teléfono al taller para pedir hora.

— Revisar propuesta para el cliente vs. Comprobar la cifra final y los 3 puntos clave de nuestra colaboración.

— Buscar información en Internet sobre la competencia vs. Anotar 5 puntos que necesito aclarar con información online.

— Profundizar en el estudio de esta técnica vs. Hacer un listado con los 4 mejores blogs sobre esta técnica.

— Elaborar el nuevo modelo para el informe de ventas vs. Elegir el diseño y criterios del nuevo informe de ventas.

— Encontrar un servicio de hosting para mi blog vs. Escribir a mi amigo David y preguntarle cuál utiliza él.

— Empezar a preparar las vacaciones vs. Crear una nota en Evernote con cinco cosas a revisar antes de las vacaciones.

— Reorganizar el escritorio de mi ordenador vs. Dibujar un diagrama con la mejor estructura de carpetas para mi flujo de trabajo.

— Averiguar el estado de mi hipoteca vs. Escribir un email a mi gestor bancario.

— Reforzar la seguridad de mis contraseñas vs. Utilizar esta página web para generar 10 contraseñas súperseguras.

¿Y cómo conseguir esto? En primer lugar mejorando la forma en la que capturamos-anotamos tareas. Y en segundo lugar, planificando acciones más que deseos y recordatorios: asegurándome que lo que me propongo hacer mañana o la semana que viene son cosas bien definidas y concretas.

La inconcreción, la vaguedad, la imprecisión a la hora de definir el trabajo, es algo en lo que caemos con más frecuencia de lo que parece. Acostumbrarte a pensar en términos de acciones concretas en programar a tu mente en «modo avanzar».