“La primera causa de fracaso en el manejo de listas es que éstas se conviertan en demasiado grandes y abrumadoras”

Michael Linenberger

Estoy leyendo desde hace unos meses sobre  el sistema de productividad personal MYN de Michael Linenberger, descrito en su libro “Master your worday now!”.  El libro ha sido nº 1 durante mucho tiempo en la lista de los más vendidos en su categoría aunque, por desgracia, sólo podemos encontrarlo en inglés (a pesar de ser de 2010). Hay que tener en cuenta que MYN en un sistema posterior a GTD, ZTD, Autofocus o DIT, y bebe de todos ellos aunque mantiene un carácter propio y me está resultando altamente interesante.

Si en las semanas anteriores hemos visto los conceptos de horizonte y las 3 listas para dominarlos a todos, hoy vamos a ver cómo mantener estas listas para que sean manejables mediante las revisiones.

La entrada de hoy se basa en dos principios productivos importantes:

  • Todo sistema de productividad personal requiere de revisiones periódicas. Es muy importante diferenciar entre la revisión de un sistema y su mantenimiento. Para mantener el sistema a pleno rendimiento es imprescindible revisarlo periódicamente.
  • Todo sistema de productividad personal debe perseguir la sencillez. Cuando mantener un sistema tiene un coste mayor de trabajo que las acciones que gestiona este sistema se convierte en ineficiente o, dicho en otras palabras, el coste supera al beneficio. En concreto, si tu sistema está basado en listas, es imprescindible mantener el tamaño de estas listas dentro de unos límites que no pongan en peligro su manejabilidad.

 

Las revisiones de MYN y el tamaño de cada lista.

Como ya hemos visto en entradas anteriores, MYN maneja 3 listas. Cada una de estas listas debe ser revisada con una frecuencia diferente que va en relación a la necesidad que representa. Para hacer esto más sencillo, la relación entre tamaño y frecuencia de revisión debe ser inversamente proporcional, es decir, se revisan más a menudos las listas más cortas.

Veamos:

1) Critical Now List (CNL).

Decíamos que esta lista incluye las tareas que deben ser hechas hoy y sólo éstas, pudiendo quedar vacía si no hay tareas de obligado cumplimiento para hoy.

Esta lista debe ser revisada cada hora. No olvidemos que MYN es un sistema basado en gestionar las urgencias y esta lista representa las cosas críticas. Si recopilamos algo o aparece algo durante el día con esta prioridad debemos estar seguros de que lo vamos a tener en el radar con la frecuencia necesaria.

Por otro lado, esta lista debe tener un máximo de 5 elementos. Este es el límite: de 0 a 5 elementos. Simplemente si tenemos más no vamos a poder llevarlas a cabo y habría que plantearse muy seriamente qué clase de tareas estamos incluyendo aquí y, sobre todo, por qué tenemos tantas tareas críticas (seguramente nuestro problema está en dejar que se conviertan en críticas tareas que podríamos haber abordado mucho antes).

Una herramienta interesante para mantener esta lista en ese máximo de 5 elementos que propone Michael Linenberger es el “Going home test” que no es otra que preguntarnos: ¿Qué pasaría si me voy a casita sin hacer esto? O ¿Estoy dispuesto a quedarme a trabajar hasta tarde para hacer esta tarea? Si la respuesta a la primera pregunta es “Nada” o no siento esa necesidad de llevarme trabajo a casa o quedarme hasta la medianoche currando es porque estamos ante una tarea de la lista de Opportunity now y no de Critical Now.

2) Opportunity Now List (ONL).

Decíamos que esta lista incluye las tareas que, si bien no deben ser hechas hoy obligatoriamente, te gustaría hacer si tuvieras la oportunidad.

Recordemos que el concepto de horizonte productivo, que es el que cubren esta lista y la anterior, incluye tareas que deben ser hechas en los siguientes 10 días.

Esta lista debe ser revisada cada día. Desde mi experiencia hay dos momentos perfectos para hacer la revisión diaria: al final de la jornada anterior (y dejar que la almohada y el subconsciente ayuden a consolidar nuestros planes) o al principio del día, lo que bien hecho es un elemento motivador. Hay que probar y elegir la opción que mejor funcione a cada uno.

Esta lista debe tener un máximo de 20 elementos. Este es el límite: de 1 a 20 elementos (si en esta lista tenemos alguna vez cero elementos yo creo que lo mejor es que dejemos de leer sobre productividad porque nuestra vida es más simple que el mecanismo de un chupete). El límite de 20 elementos viene dado porque 20 elementos de una lista es más o menos el máximo de elementos que podemos alcanzar de un simple vistazo. Es fundamental la sencillez y rapidez a la hora de gestionar nuestro sistema.

La manera de tener controlado el tamaño de esta lista la explicaremos en una entrada aparte pero básicamente consiste en mandar cosas a la última de las listas (Over the Horizon) o a la papelera (añado yo).

3) Over-the-Horizon List (OHL).

Decíamos que esta lista incluye las tareas que tengas en la cabeza que pueden esperar diez o más días para hacerse.

Esta lista debe ser revisada cada semana. De nuevo, surge la pregunta de cuándo hacer la revisión semanal. Puede hacerse al final de la semana (viernes si sólo tenemos temas laborales o domingo si nuestro sistema de productividad incluye todo tipo de cosas) o al principio de la misma (el lunes a la mañana). Lo que sí es importante es, tras ver cuál de los dos modelos de revisión semanal nos va mejor, hacerla siempre el mismo día. Y lo digo porque cuando implementemos MYN en Toodledo esto nos ayudará a mantener acotado el tamaño de esta última lista.

Según MYN esta lista Over-the-Horizon no tiene una limitación de tamaño. Según mi propia experiencia, cualquier lista que no tenga una limitación de tamaño se convierte en un “cajón de sastre” (o desastre) inmanejable que alarga infinitamente su revisión lo que finalmente provoca que no llevemos a cabo la revisión y nuestro sistema empiece, lenta pero inexorablemente a descomponerse.

En resumen, que me está quedando muy largo esto, cada lista de MYN representa un tipo de urgencia y los tamaños y revisiones de las mismas deben guardar relación con la frecuencia con la que se revisan: a mayor urgencia mayor necesidad de revisión y menor complejidad en las revisiones.